De uitgebreide versie: Hoe organiseer ik een geslaagd netwerkevent?

3 maanden geleden door Maxine Cleirbaut

Communicatie- en cultuurmanager , Universiteit Antwerpen

Als student Cultuurmanagement deed ik, Maxine Cleirbaut, de voorbije maanden onderzoek naar hoe je een geslaagd netwerkevenement kan organiseren voor de creatieve sector én voor kleine- en middelgrote ondernemingen. Hierbij werd duidelijk dat een event niet op 1, 2, 3 op poten staat. Zo moeten er voor, tijdens en na het netwerkevenement met allerlei zaken rekening worden gehouden. De meeste organisatoren hebben hier al een gerichte kijk op, maar lopen ook nog steeds op fouten die doorslaggevend kunnen zijn voor het succes van een evenement. Daarnaast hebben KMO’s en ondernemers uit de creatieve sector een duidelijke visie over wat voor hen belemmerende en succesvolle factoren zijn. Naar beiden werd aandachtig geluisterd om te weten te komen wat een geslaagd netwerkevent nu juist inhoudt.

HOE VERLOOPT EEN GOED CONTACTMOMENT?

Mensen netwerken omdat er een voordeel uit te halen is. Zo zorgt netwerken voor nieuwe interacties, het werken aan relaties met oude bekenden, kennisdeling en kan het zorgen voor een sterkere positie in de markt. KMO’s en ondernemingen uit de creatieve sector zijn ingesteld om op een netwerkevenement twee à drie goede contacten te vinden. Vaak is soms één goed contact vinden al genoeg. Een groot probleem is dat de juiste, nieuwe mensen over het algemeen niet worden gevonden. Zo komen de deelnemers steeds in contact met dezelfde mensen en zorgt dit eerder voor tijdverlies. De ene netwerker heeft een andere aanpak dan de andere, maar waar ze het wel allemaal over eens zijn is dat na een netwerkevenement moet geïnvesteerd worden in de relatie om een vorm van vertrouwen te kweken en samenwerkingen tot stand te laten komen.

Het contactmoment op een netwerkevent voelt volgens velen ongemakkelijk aan doordat er vele drempels aanwezig kunnen zijn. De meest aangekaarte moeilijkheden zijn het identificeren van personen, de moeilijkheid om op onbekende mensen af te stappen, te weinig initiatieven om kliekjesvorming te vermijden en het afwezig zijn van een facilitator. Om deze redenen is er nood aan bepaalde tools om het evenement vlotter te laten verlopen. Dit door in te zetten op het matchen van bepaalde mensen. Zo is Conversation Starter een digitale hulp om afspraken te maken met de juiste mensen op een bepaalde plaats. Het positieve aan de tool is dat deelnemers afspraken maken op basis van welke noden ze hebben, gericht kunnen netwerken en na een bepaalde tijd zonder schroom kunnen afronden. Dit verlaagt een aantal drempels. Toch is deze tool niet altijd betrouwbaar omdat het kan zijn dat deelnemers geen gebruik maken van de applicatie of in tegendeel, dat ingeschreven personen toch niet aanwezig zijn. Ook bij het maken van een afspraak, kan het zijn dat personen niet komen opdagen. Een facilitator op het event kan ook een oplossing zijn om de juiste mensen aan elkaar voor te stellen. Daarnaast is ook een onderwerp, een ijsbreker belangrijk om gemeenschappelijke grond te vinden. Een gigantisch kunstwerk, tafels met weetjes, matching stickers met kleuren, etc.

WAT ZIJN NU DE SUCCESVOLLE EN BELEMMERENDE FACTOREN?

De twee grootste belemmerende factoren op een netwerkevent zijn dus het afstappen op onbekende mensen en niet de mogelijkheid hebben om de juiste, nieuwe mensen te ontmoeten. Dit komt doordat er niet efficiënt, gericht en ongedwongen kan genetwerkt worden enerzijds, terwijl anderzijds er een tekort aan nieuwe mensen op netwerkevenementen is. Een deelnemerslijst ter beschikking hebben kan zeker helpen en is ook een noodzakelijk element voor potentiële aanwezigen. Als deze steeds up-to-date is, kan het er ook voor zorgen dat meer mensen geïnteresseerd raken om naar een netwerkevent te gaan. Naast de belemmerende factoren die zich bij het contactmoment kunnen voordoen, is er ook het probleem van geforceerde leukheid, vreemde netwerkspelletjes, groepsvorming, oninteressante sprekers, eentonigheid, presentaties of speeches die uitlopen en een organisatie die ofwel te opdringerig is ofwel te loslatend is. Zeker een aantal zaken waarmee een organisator rekening moet houden. Daarnaast werken volgende succesfactoren voor bijna iedere KMO en ondernemer uit de creatieve sector: drank, hapjes, goed leesbare badges, een aanwezigheidslijst, de juiste mensen, organisatoren als mediatoren, verschillende bijeenkomstplekken met variatie en een goed programma met enthousiaste sprekers.

WAT IS EEN GESLAAGD NETWERKEVENT?

Een geslaagd netwerkevenement ziet er niet voor iedereen hetzelfde uit. Als de organisator zeker wil zijn over de mening van de doelgroep kan ofwel een enquête worden uitgestuurd ofwel gewerkt worden met een eenvoudige stemmingspoll. Dit kan voor het netwerkevent uitgestuurd worden om te polsen naar de noden en verwachtingen of na het evenement om na te vragen hoe de ervaring was en wat de verbeterpunten zijn. Dit laatste kan natuurlijk ook persoonlijk bevraagd worden op het netwerkevent, maar de kans dat hier een eigen interpretatie aan wordt gegeven is groot. Gegevens die kunnen gehaald worden bij de doelgroep zijn een interessante insteek waar een evenement alleen maar beter van wordt. Zo heeft de ene graag een feestelijk sfeer waar alcohol een bevorderende rol in speelt, terwijl de andere graag op een stoel zit te luisteren naar een goede, authentieke spreker waar tussendoor genetwerkt kan worden.

Het lijkt de gewoonte te zijn voor de creatieve sector om te eindigen met een feest, terwijl het voor KMO’s het er iets rustiger aan toegaat met eerder een drink. Een glas alcohol. Een belangrijke factor waar iedereen het over eens was. Hierdoor worden mensen spontaner en verlopen contactmomenten vlotter. Dit is hoe een geslaagd netwerkevent moet aanvoelen, een ongedwongen sfeer. Als hierbij nieuwe mensen elkaar ontmoeten en zij de avond afsluiten met een juist contact, bekijkt de overgrote meerderheid het netwerkevenement als succesvol.

OP WELKE DAG MOET IK EEN EVENT PLANNEN?

KMO’s en ondernemers uit de creatieve sector delen ook de mening over de dag en het moment waarop een netwerkevenement moet georganiseerd worden. De ideale dag is een donderdagavond, startend rond 19 uur. Dit is niet in het begin van de week, met de reden dat de meeste mensen dan niet open staan voor een avondactiviteit. Het is een dag met een blik op het weekend waarbij al eens een glas mag gedronken worden. Best wordt de start van het event ook niet tijdens, net na de werkuren of in de spits gepland. Zeven uur is hier perfect voor, waarbij het event wel toegankelijk blijft voor laatkomers.

Een netwerkevenement moet de juiste mensen op de juiste plaats krijgen. Hiervoor moeten voorbereidingen getroffen worden. Doelen, doelstellingen en de doelgroep moeten worden vastgesteld. Om het evenement te doen slagen moet de vooropgestelde doelgroep wel aanwezig zijn. Om deze reden moet zeker rekening gehouden worden met concurrenten die rond dezelfde periode ook een event organiseren. Daarnaast is de locatie zelf niet alleen belangrijk, ook de bereikbaarheid en de sfeer die er heerst zal het netwerkevenement doen slagen of niet. Bij het kiezen van een locatie zijn de ligging en beschikbare faciliteiten de belangrijkste factoren waarmee moet rekening gehouden worden.

HOE COMMUNICEER IK OVER EEN NETWERKEVENT?

Het opstellen van een marketing- en communicatiemix is cruciaal om efficiënt te communiceren over het netwerkevenement. Wanneer een organisator werkt met verschillende doelgroepen, is het aangewezen om verschillende benaderingen uit te proberen. Manieren waarbij elke doelgroep effectief wordt aangesproken, interesse wordt gewekt en uiteindelijk allerlei redenen worden gegeven om aanwezig te zijn. Als de organisator weet welke boodschap aan de buitenwereld te tonen, moet de juiste manier en vooral de juiste kanalen nog gekozen worden. Het blijft belangrijk om gemeenschappelijke grond te vinden want het is een moeilijkheid om verschillende sectoren bij elkaar te brengen die weinig of zelfs niets van elkaar afweten. Er moet dus gecommuniceerd worden dat beide doelgroepen iets uit het netwerkevenement kunnen halen. Dit wil zeggen dat ondernemers uit de creatieve sector en KMO’s beiden moeten aangesproken worden door het programma, de naam en communicatiekanalen. Mogelijkheden zijn om het woord netwerken te vermijden, door te zorgen voor een beleving, een portfoliohoek, voor optimale bereikbaarheid, door gratis drank en catering aan te bieden en door te communiceren met cases van succesverhalen.

HOE OVERTUIG IK MIJN DOELPUBLIEK OM NAAR MIJN EVENT TE KOMEN?

Het werd duidelijk dat KMO’s en ondernemers uit de creatieve sector moeten geïnspireerd worden en de juiste mensen moeten tegenkomen. De meesten komen naar een netwerkevent om nieuwe contacten te leggen of oude te verbeteren, maar worden vooral overhaald door een programma met sterke sprekers. Als een netwerkevenement dit biedt, zijn ze al sneller te overhalen. Er moet duidelijk gecommuniceerd worden en gericht uitgenodigd worden. Zo vindt de doelgroep een combinatie van invitaties per post, mail en telefoon het effectiefst. Facebook daarentegen vinden ze langs de ene kant niet relevant en onbetrouwbaar, maar kan langs de andere kant het bereik wat vergroten.

Meerdere kanalen gebruiken heeft zo zijn voordelen. Dit werkt over het algemeen beter dan te focussen op één medium. De meeste organisatoren doen daarbij beroep op hun eigen netwerk, maar dit is meestal niet genoeg. Daarom gaat een organisator van netwerkevents vaak op zoek naar partners. Op deze manier kan er ook beroep gedaan worden op de netwerken van deze partners. Dat netwerk kan dus bereikt worden via verschillende communicatiekanalen.

Er kan gekozen worden voor tools die zich ofwel on- of offline bevinden. Mailings zijn overduidelijk het beste medium om de doelgroep te bereiken. Hier kunnen maandelijks of wekelijks herinneringsmails mee worden uitgestuurd. Als de doelgroep frequenter gaat aangesproken worden, gaan de mails ervaren worden als vervelend. Er moet ook steeds iets kwaliteitsvol te melden zijn zodat het niet puur de zoveelste uitnodiging op rij is. Een mail kan werken, maar wordt het best als ondersteunend middel gebruikt mits de kans bestaat dat de geadresseerde deze nooit toe krijgt. De traditionele manier waarbij gedrukte invitaties worden gestuurd, werkt nog altijd het best. Dit geeft iets exclusiefs doordat de doelgroep persoonlijk wordt benaderd. Als dit op zijn beurt op een originele manier is met een afgewerkt design dan ligt de respons eens zo hoog.

Het is dus aangewezen om een uitnodiging per post te sturen om deze daarna met herinneringsmails te ondersteunen en door ook eens te telefoneren naar degene die nog niet bevestigd hebben. Alsook Facebook is een geschikt medium om in te zetten op betalende advertenties die gericht de doelgroep kunnen benaderen. Ook heeft LinkedIn deze functie en om deze reden wordt ook dit kanaal best ingezet. Een offline tool is printcommunicatie. Hieronder vallen fysieke uitnodigingen, posters, flyers, kranten, magazines, etc. Over het algemeen liggen posters en flyers niet goed in de markt. Zo geven deze de onderneming een bepaalde negatieve uitstraling, hebben ze niet het gewenste effect en worden ze snel vergeten of raken ze verloren. Het is aan de organisator om te oordelen om hier al dan niet mee te werken.

Geïnteresseerd om de volledige thesis te lezen? Neem dan contact op met: maxinecleirbaut@gmail.com

Antwerpen POM Provincie Antwerpen Winkelhaak Universiteit Antwerpen Antwerp Management School Karel de Grote-Hogeschool Sint-lucas EFRO Europese Unie