De korte versie: Hoe organiseer ik een geslaagd netwerkevent?

4 maanden geleden door Maxine Cleirbaut

Communicatie- en cultuurmanager , Universiteit Antwerpen

Als student Cultuurmanagement deed ik, Maxine Cleirbaut, de voorbije maanden onderzoek naar hoe je een geslaagd netwerkevenement kan organiseren voor de creatieve sector én voor kleine- en middelgrote ondernemingen. Hierbij werd duidelijk dat een event niet op 1, 2, 3 op poten staat. Zo moeten er voor, tijdens en na het netwerkevenement met allerlei zaken rekening worden gehouden. De meeste organisatoren hebben hier al een gerichte kijk op, maar lopen ook nog steeds op fouten die doorslaggevend kunnen zijn voor het succes van een evenement. Daarnaast hebben KMO’s en ondernemers uit de creatieve sector een duidelijke visie over wat voor hen belemmerende en succesvolle factoren zijn. Naar beiden werd aandachtig geluisterd om te weten te komen wat een geslaagd netwerkevent nu juist inhoudt.

Vooraleer iemand deelneemt aan een netwerkevenement, moet een organisator op de hoogte zijn van de verwachtingen van de deelnemer. Dit kan al duidelijk worden door middel van enquêtes, een stemmingspoll of een persoonlijke bevraging. Het werd al duidelijk dat deelnemers meestal twee à drie nieuwe, goede contacten willen hebben om hun netwerk uit te breiden. Vaak is soms één goed contact al genoeg. Iemand nieuw vinden, en dan nog een juiste, interessante persoon, is makkelijker gezegd dan gedaan. Daarom zijn matchingtools als een Conversation Starter, een facilitator op het event en ijsbrekers zeker aan te raden. Ook een deelnemerslijst kan ervoor zorgen dat de juiste mensen elkaar ontmoeten. Deze initiatieven leiden al naar succes, maar er kunnen natuurlijk ook vele zaken vermeden worden. Zaken zoals geforceerde leukheid, vreemde netwerkspelletjes, groepsvorming, oninteressante sprekers, eentonigheid, presentaties of speeches die uitlopen en een organisatie die ofwel te opdringerig ofwel te loslatend is.

Nu heb je al enig idee hoe een netwerkevent inhoudelijk kan verbeterd worden, maar de vraag rijst: Wanneer moet ik een netwerkevent organiseren? Uit onderzoek bleek donderdagavond, 19 uur een perfect moment. Er moet natuurlijk ook rekening worden gehouden met de evenementen van de concurrentie, de locatie van het event, de bereikbaarheid en de sfeer. Als dan de datum, locatie en het programma vaststaat kan er aan een communicatieplan gewerkt worden. Het effectiefst werken invitaties per post die ondersteund worden met herinneringsmails en telefonisch contact. Betalende advertenties via Facebook en LinkedIn zijn ook aan te raden om zo specifiek mogelijk de gewenste doelgroep te bereiken. In de communicatie kan best gefocust worden op de sprekers, want sterke sprekers zijn een doorslaggevend element dat mensen overhaald om aanwezig te zijn op een netwerkevenement.

Als organisator moet er dus effectief met veel rekening worden gehouden. Is je interesse gewekt om meer te weten te komen over een geslaagd netwerkevent? Lees dan zeker het uitgebreide artikel!

Antwerpen POM Provincie Antwerpen Winkelhaak Universiteit Antwerpen Antwerp Management School Karel de Grote-Hogeschool Sint-lucas EFRO Europese Unie